De basis
Wat is workflow automatisering?
Workflow automatisering betekent dat software de vaste stappen van een werkproces overneemt. Een gebeurtenis start de workflow (een e-mail die binnenkomt, een bestelling, een ingevuld formulier) en daarna voert het systeem alle vervolgstappen zelf uit: controleren, verwerken, doorzetten, beantwoorden en archiveren.
Met de huidige AI-modellen kan zo'n workflow ook werk aan dat vroeger niet te automatiseren was: een mail begrijpen en beantwoorden, een document beoordelen of een afwijking herkennen. Daardoor zijn werkstromen te automatiseren die eerst echt handwerk waren.
Workflw bouwt deze workflows op maat voor MKB-bedrijven. Meestal met n8n of Make als fundament, aangevuld met AI waar taalbegrip nodig is, en als maatwerk software wanneer een standaardplatform niet past.
Herken je dit?
Wanneer loont workflow automatisering?
Hetzelfde werk komt elke week terug
Orders overtypen, mails doorsturen, gegevens van het ene naar het andere systeem kopiëren. Werk dat zich herhaalt volgens vaste stappen is het eerste dat je automatiseert.
Er sluipen fouten in
Een verkeerd overgenomen ordernummer of een vergeten bevestiging kost meer dan tijd alleen. Een geautomatiseerde workflow voert elke stap iedere keer op dezelfde manier uit.
Groei betekent nu: meer mensen
Als elke extra klant extra administratie oplevert, groeit je loonlast mee met je omzet. Een geautomatiseerde workflow vangt een groot deel van dat extra werk op.
Twijfel je welke workflows in jouw bedrijf het meest opleveren? Bekijk de voorbeelden in 5 processen die elk MKB-bedrijf kan automatiseren.
Uit de praktijk
Zo loopt een workflow die elke werkdag draait.
De bestelstroom van KKFH: van een nieuwe bestelling in de map tot een verstuurde en gearchiveerde mail, zonder dat iemand hem aanraakt.
01Nieuwe bestelling
Een nieuwe bestelling verschijnt in de map
Een nieuwe bestelling komt als PDF in de gedeelde map te staan, in de map van de leverancier waar hij naartoe moet. Vanaf dat moment gaat de rest vanzelf.
02Herkennen
Elke nieuwe bestelling wordt automatisch opgepakt
Op werkdagen kijkt het systeem elke 20 minuten of er nieuwe bestellingen zijn. Het ontdubbelt, zodat niets twee keer de deur uit gaat, en bepaalt uit de map bij welke leverancier de bestelling hoort.
- Elke 20 minuten op werkdagen
- Ontdubbeld
- Leverancier bepaald uit de map
03Versturen
De bestelling gaat vanuit het eigen inkoopadres
De bestelling wordt automatisch gemaild naar de juiste leverancier, gewoon vanuit inkoop@kkfh.nl. Voor leveranciers verandert er dus niets.
04Archiveren
Verstuurd gaat naar het archief, een fout wordt apart gezet
Na verzending belandt de bestelling in het verzonden-archief. Gaat er iets mis, dan wordt die bestelling apart gezet. Het inkoopteam grijpt alleen nog in bij uitzonderingen.
Gestileerde weergave van de bestelstroom. Leveranciers en bestelnummers zijn fictief.
01Nieuwe bestelling
Een nieuwe bestelling verschijnt in de map
Een nieuwe bestelling komt als PDF in de gedeelde map te staan, in de map van de leverancier waar hij naartoe moet. Vanaf dat moment gaat de rest vanzelf.
02Herkennen
Elke nieuwe bestelling wordt automatisch opgepakt
Op werkdagen kijkt het systeem elke 20 minuten of er nieuwe bestellingen zijn. Het ontdubbelt, zodat niets twee keer de deur uit gaat, en bepaalt uit de map bij welke leverancier de bestelling hoort.
- Elke 20 minuten op werkdagen
- Ontdubbeld
- Leverancier bepaald uit de map
03Versturen
De bestelling gaat vanuit het eigen inkoopadres
De bestelling wordt automatisch gemaild naar de juiste leverancier, gewoon vanuit inkoop@kkfh.nl. Voor leveranciers verandert er dus niets.
04Archiveren
Verstuurd gaat naar het archief, een fout wordt apart gezet
Na verzending belandt de bestelling in het verzonden-archief. Gaat er iets mis, dan wordt die bestelling apart gezet. Het inkoopteam grijpt alleen nog in bij uitzonderingen.
Gestileerde weergave van de bestelstroom. Leveranciers en bestelnummers zijn fictief.
Workflows die nu draaien
Van inkoop tot orderbevestiging.
Zo werkt het
Van scan naar draaiende workflow.
Met de procesScan gratis en daarna een vaste prijs.
STAP 01
Kennismaken
Stuur een bericht, app of vul het formulier in. Vertel kort welk werk je graag kwijt wilt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
VrijblijvendSTAP 02
Gratis AI-procesScan
We komen langs en kijken een dag mee. Je krijgt een rapport met wat er te automatiseren valt, wat het kost en wat het oplevert.
GratisSTAP 03
Voorstel met vaste prijs
Eén voorstel met wat we bouwen, hoe het werkt en wat het kost. Die prijs staat vast, we werken niet met urenregistratie.
Vaste prijsSTAP 04
Bouwen in korte rondes
Je ziet het systeem elke week groeien en geeft feedback. Zo sluit het aan op hoe jouw team echt werkt.
Elke week zichtSTAP 05
Live en verder
Na livegang blijven we betrokken. Verbeteringen rollen we stap voor stap uit, zodat het dagelijkse werk gewoon doorloopt.
Doorontwikkelen
STAP 01
Kennismaken
Stuur een bericht, app of vul het formulier in. Vertel kort welk werk je graag kwijt wilt. Je hoort binnen 24 uur van ons.
VrijblijvendSTAP 02
Gratis AI-procesScan
We komen langs en kijken een dag mee. Je krijgt een rapport met wat er te automatiseren valt, wat het kost en wat het oplevert.
GratisSTAP 03
Voorstel met vaste prijs
Eén voorstel met wat we bouwen, hoe het werkt en wat het kost. Die prijs staat vast, we werken niet met urenregistratie.
Vaste prijsSTAP 04
Bouwen in korte rondes
Je ziet het systeem elke week groeien en geeft feedback. Zo sluit het aan op hoe jouw team echt werkt.
Elke week zichtSTAP 05
Live en verder
Na livegang blijven we betrokken. Verbeteringen rollen we stap voor stap uit, zodat het dagelijkse werk gewoon doorloopt.
Doorontwikkelen
Prijzen
Wat kost workflow automatisering?
Een eenvoudige workflow start vanaf €750. Wat het in jouw geval kost lees je ook in ons prijsoverzicht.
Geen urenregistratie. Je betaalt in drie termijnen: bij akkoord, halverwege en bij oplevering.
Veelgestelde vragen
Vragen over workflow automatisering.
- Vanaf €750, vaste prijs vooraf
- Eenvoudige workflows vaak binnen een week live
- Gratis procesScan als start
Welke workflow kost jou de meeste tijd?
Plan een gratis AI-procesScan. We kijken een dag mee en je krijgt een concreet rapport: wat is te automatiseren en wat levert het op.