De uitdaging
Tientallen bestellingen per dag, elk met de hand verstuurd.
KKFH produceert maatwerk kozijnen, deuren, dakkapellen en gevelbekleding voor aannemers, architecten en particulieren in heel Noord-Nederland. Met een groot leveranciersnetwerk lopen er dagelijks tientallen bestellingen de deur uit.
Elke bestelling moest met de hand naar het juiste adres worden gemaild en daarna gearchiveerd. Bij zoveel leveranciers kostte dat dagelijks tijd en ging er weleens iets mis.
De uitdaging
Tientallen bestellingen per dag, elk met de hand verstuurd.
KKFH produceert maatwerk kozijnen, deuren, dakkapellen en gevelbekleding voor aannemers, architecten en particulieren in heel Noord-Nederland. Met een groot leveranciersnetwerk lopen er dagelijks tientallen bestellingen de deur uit.
Elke bestelling moest met de hand naar het juiste adres worden gemaild en daarna gearchiveerd. Bij zoveel leveranciers kostte dat dagelijks tijd en ging er weleens iets mis.
De bestelstroom
Vier stappen, van map tot archief.
Zo gaat één bestelling de deur uit, zonder dat iemand hem aanraakt.
01Nieuwe bestelling
Een nieuwe bestelling verschijnt in de map
Een nieuwe bestelling komt als PDF in de gedeelde map te staan, in de map van de leverancier waar hij naartoe moet. Vanaf dat moment gaat de rest vanzelf.
02Herkennen
Elke nieuwe bestelling wordt automatisch opgepakt
Op werkdagen kijkt het systeem elke 20 minuten of er nieuwe bestellingen zijn. Het ontdubbelt, zodat niets twee keer de deur uit gaat, en bepaalt uit de map bij welke leverancier de bestelling hoort.
- Elke 20 minuten op werkdagen
- Ontdubbeld
- Leverancier bepaald uit de map
03Versturen
De bestelling gaat vanuit het eigen inkoopadres
De bestelling wordt automatisch gemaild naar de juiste leverancier, gewoon vanuit inkoop@kkfh.nl. Voor leveranciers verandert er dus niets.
04Archiveren
Verstuurd gaat naar het archief, een fout wordt apart gezet
Na verzending belandt de bestelling in het verzonden-archief. Gaat er iets mis, dan wordt die bestelling apart gezet. Het inkoopteam grijpt alleen nog in bij uitzonderingen.
Gestileerde weergave van de bestelstroom. Leveranciers en bestelnummers zijn fictief.
01Nieuwe bestelling
Een nieuwe bestelling verschijnt in de map
Een nieuwe bestelling komt als PDF in de gedeelde map te staan, in de map van de leverancier waar hij naartoe moet. Vanaf dat moment gaat de rest vanzelf.
02Herkennen
Elke nieuwe bestelling wordt automatisch opgepakt
Op werkdagen kijkt het systeem elke 20 minuten of er nieuwe bestellingen zijn. Het ontdubbelt, zodat niets twee keer de deur uit gaat, en bepaalt uit de map bij welke leverancier de bestelling hoort.
- Elke 20 minuten op werkdagen
- Ontdubbeld
- Leverancier bepaald uit de map
03Versturen
De bestelling gaat vanuit het eigen inkoopadres
De bestelling wordt automatisch gemaild naar de juiste leverancier, gewoon vanuit inkoop@kkfh.nl. Voor leveranciers verandert er dus niets.
04Archiveren
Verstuurd gaat naar het archief, een fout wordt apart gezet
Na verzending belandt de bestelling in het verzonden-archief. Gaat er iets mis, dan wordt die bestelling apart gezet. Het inkoopteam grijpt alleen nog in bij uitzonderingen.
Gestileerde weergave van de bestelstroom. Leveranciers en bestelnummers zijn fictief.
Uitzonderingen
Het inkoopteam kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.
- 01
Nieuwe bestelling
Staat in de map van de leverancier.
- 02
Gaat vanzelf
Herkend, verstuurd en gearchiveerd.
- 03
Uitzondering
Apart gezet, inkoop kijkt ernaar.
Elke bestelling ging eerst met de hand de deur uit: openen, naar de juiste leverancier mailen, archiveren. Workflw heeft dat volledig geautomatiseerd. Wat ons uren kostte, gaat nu vanzelf.
Het resultaat
Het inkoopteam verstuurt geen bestelling meer met de hand, en voor leveranciers verandert er niets.
0
Handmatige stappen om een bestelling te versturen
10+
Leveranciers gekoppeld aan de bestelstroom
20 min
Op werkdagen worden nieuwe bestellingen opgepakt
Naast de bestelstroom werken de monteurs en het kantoor van KKFH inmiddels ook in een digitaal bonnensysteem dat we voor ze bouwden.
Ook voor KKFHEen digitaal bonnensysteem voor monteurs en kantoor
Gaan jouw bestellingen nog met de hand de deur uit?
In een gratis procesScan kijken we mee in je processen en laten we zien wat je kunt automatiseren en wat dat kost.