KKFH (Kunststof Kozijnen Fabriek Heerenveen) produceert maatwerk kozijnen, deuren, dakkapellen en gevelbekleding voor aannemers, architecten en particulieren in heel Noord-Nederland. Met meer dan 80 medewerkers en een groot leveranciersnetwerk lopen er dagelijks tientallen bestellingen de deur uit.
Elke bestelling moest met de hand naar het juiste leveranciersadres worden gemaild en daarna gearchiveerd. Bij tientallen leveranciers, elk met een eigen adres, kostte dat dagelijks tijd en ging er weleens iets mis. Workflw automatiseerde de volledige uitgaande bestelstroom.
Over de klant
KKFH (Kunststof Kozijnen Fabriek Heerenveen) produceert maatwerk kozijnen, deuren, dakkapellen en gevelbekleding. 80+ medewerkers, actief voor aannemers en particulieren in heel Noord-Nederland.
Wat we bouwden
Een automatische besteldispatcher die nieuwe bestellingen uit SharePoint oppakt, per leverancier routeert en vanuit Outlook verstuurt. Draait op werkdagen, elke 20 minuten.
Van bestelling tot leverancier
Vier stappen, volledig automatisch.
Nieuwe bestelling
Een nieuwe bestel-PDF verschijnt in SharePoint, klaar om naar de leverancier te gaan.
Ingest
Microsoft Graph signaleert elk nieuw bestand, ontdubbelt en bepaalt bij welke leverancier het hoort.
Dispatcher
De bestelling wordt automatisch vanuit inkoop@kkfh.nl naar de juiste leverancier gemaild.
Archief
De verstuurde bestelling gaat naar het verzonden-archief, een fout wordt apart gezet.
Resultaat
Het inkoopteam verstuurt geen bestelling meer met de hand.
Elke nieuwe bestelling wordt automatisch naar de juiste leverancier gemaild
De juiste leverancier wordt bepaald uit de map waarin de bestelling staat
Bestellingen gaan gewoon vanuit inkoop@kkfh.nl, voor leveranciers verandert er niets
Verstuurde bestellingen worden automatisch gearchiveerd, fouten apart gezet
Het inkoopteam grijpt alleen nog in bij uitzonderingen
Vergelijkbaar resultaat mogelijk voor jou?
Plan een gratis AI-procesScan. We analyseren jouw processen en geven je een concreet rapport.
Gratis scan aanvragen