De uitdaging
Bij vijf werkdagen is er geen ruimte voor fouten.
Skodora is een snelgroeiende online kozijnenfabriek uit Heerenveen, een initiatief van KKFH. Bouwprofessionals en zzp'ers bestellen online en halen hun kozijnen op bij een ophaallocatie in de buurt.
Achter elke order zit een reeks controles: klopt de tekening, is alles besteld en komt de bevestiging van de leverancier overeen met de bestelling. Dat kostte uren handwerk.
De uitdaging
Bij vijf werkdagen is er geen ruimte voor fouten.
Skodora is een snelgroeiende online kozijnenfabriek uit Heerenveen, een initiatief van KKFH. Bouwprofessionals en zzp'ers bestellen online en halen hun kozijnen op bij een ophaallocatie in de buurt.
Achter elke order zit een reeks controles: klopt de tekening, is alles besteld en komt de bevestiging van de leverancier overeen met de bestelling. Dat kostte uren handwerk.
De keten
Vier systemen die in elkaar grijpen.
Eerst wordt de werktekening gecontroleerd. Dan gaan de bestellingen de deur uit en wordt gecontroleerd of alles besteld is. Tot slot wordt elke orderbevestiging vergeleken met de oorspronkelijke bestelling.
- Tekening controlerenKloppen beide tekeningen?01
- BestellenNaar de juiste leverancier02
- Compleet?Alle toebehoren besteld03
- Bevestiging checkenKlopt wat er terugkomt?04
Plus, los van de keten
Een chatbot die het hele aanbod kent
De systemen
Zo ziet het werk op de achtergrond eruit.
Elk systeem doet één ding goed, en samen houden ze de inkoopketen draaiende.
01Werktekeningvergelijker
Verschillen komen boven water voordat er besteld wordt
De technische kozijntekeningen staan in twee systemen. Op werkdagen vergelijkt de werktekeningvergelijker ze elke 15 minuten, gematcht op SKO-nummer. Klopt er iets niet, dan is dat zichtbaar voordat er iets besteld wordt.
- Elke 15 minuten op werkdagen
- Match op SKO-nummer
02Automatische dispatcher
Elke bestelling gaat naar de juiste leverancier
De map waarin een bestelling staat bepaalt bij welke leverancier die hoort. De dispatcher mailt de bestelling automatisch, archiveert de verzending en legt alles vast in de centrale ordersindex.
03Inkoopcontroller
Niets uit de werktekening wordt vergeten
Per order controleert de inkoopcontroller of alle toebehoren uit de werktekening echt besteld zijn, zoals dorpel, rooster, hor, glas en paneel. Wat nog openstaat komt direct in beeld.
04Orderbevestigingchecker
Elke bevestiging wordt naast de bestelling gelegd
Stuurt een leverancier een orderbevestiging terug, dan vergelijkt dit systeem die met de oorspronkelijke bestelling. Afwijkingen, fouten en te late leveringen zijn meteen zichtbaar.
05Chatbot
Antwoorden uit vijf kennisbronnen
Naast de keten draait een kennisgestuurde chatbot. Hij haalt zijn kennis uit de kennisbank, de productcatalogus, nieuwsberichten, pagina's en vestigingsinfo, en kent zo het aanbod en het landelijke ophaalnetwerk van Skodora.
Gestileerde weergave van de systemen. Orders, leveranciers en maten zijn fictief.
01Werktekeningvergelijker
Verschillen komen boven water voordat er besteld wordt
De technische kozijntekeningen staan in twee systemen. Op werkdagen vergelijkt de werktekeningvergelijker ze elke 15 minuten, gematcht op SKO-nummer. Klopt er iets niet, dan is dat zichtbaar voordat er iets besteld wordt.
- Elke 15 minuten op werkdagen
- Match op SKO-nummer
02Automatische dispatcher
Elke bestelling gaat naar de juiste leverancier
De map waarin een bestelling staat bepaalt bij welke leverancier die hoort. De dispatcher mailt de bestelling automatisch, archiveert de verzending en legt alles vast in de centrale ordersindex.
03Inkoopcontroller
Niets uit de werktekening wordt vergeten
Per order controleert de inkoopcontroller of alle toebehoren uit de werktekening echt besteld zijn, zoals dorpel, rooster, hor, glas en paneel. Wat nog openstaat komt direct in beeld.
04Orderbevestigingchecker
Elke bevestiging wordt naast de bestelling gelegd
Stuurt een leverancier een orderbevestiging terug, dan vergelijkt dit systeem die met de oorspronkelijke bestelling. Afwijkingen, fouten en te late leveringen zijn meteen zichtbaar.
05Chatbot
Antwoorden uit vijf kennisbronnen
Naast de keten draait een kennisgestuurde chatbot. Hij haalt zijn kennis uit de kennisbank, de productcatalogus, nieuwsberichten, pagina's en vestigingsinfo, en kent zo het aanbod en het landelijke ophaalnetwerk van Skodora.
Gestileerde weergave van de systemen. Orders, leveranciers en maten zijn fictief.
Het resultaat
Een groot deel van de operationele inkoop- en controleprocessen draait inmiddels volledig op de achtergrond.
Minder fouten in de inkoop
Tekeningen, bestellingen en bevestigingen worden automatisch gecontroleerd.
Snellere doorlooptijden
De controles blijven op de achtergrond doorlopen.
Meer capaciteit
Zonder dat er extra personeel voor nodig is.
Tijd voor ander werk
Medewerkers houden tijd over voor het werk dat echt waarde toevoegt.
Als vaste automatiseringspartner bouwen en onderhouden we de vijf systemen die de inkoopketen van Skodora draaiende houden, van werktekening tot orderbevestiging.
Skodora is een initiatief van KKFHVoor KKFH bouwden we een digitaal bonnensysteem
Draait jouw inkoop nog op handwerk?
In een gratis procesScan kijken we mee in je processen en laten we zien wat je kunt automatiseren en wat dat kost.