De uitdaging
Veel handwerk tussen spreadsheets en losse systemen.
Achter elke zending zit administratie. Elke webshop moet aan het eind van de maand een kloppende factuur krijgen, vervoerders sturen hun eigen facturen met toeslagen en ondertussen hebben klanten van die webshops vragen over hun pakket.
Bij Rimco kostte dat veel handwerk. Informatie moest steeds met de hand van het ene systeem naar het andere.
De uitdaging
Veel handwerk tussen spreadsheets en losse systemen.
Achter elke zending zit administratie. Elke webshop moet aan het eind van de maand een kloppende factuur krijgen, vervoerders sturen hun eigen facturen met toeslagen en ondertussen hebben klanten van die webshops vragen over hun pakket.
Bij Rimco kostte dat veel handwerk. Informatie moest steeds met de hand van het ene systeem naar het andere.
De aanpak
Eerst de facturatie, daarna de klantenservice.
We begonnen bij de facturatie: zendingsdata die elke dag uit het WMS komt en maandelijks als conceptfactuur per klant klaarstaat. Daarna volgde de klantenservice. Alles komt samen in één platform dat aansluit op de systemen die Rimco al gebruikte.
Backoffice Hub
Facturatie · Vervoerderskosten · Klantenservice · Radar · Dashboard
Het platform
Vijf onderdelen die samen de backoffice dragen.
Zo ziet het werk er in de Hub uit, onderdeel voor onderdeel.
01Automatische facturatie
Van zendingsdata naar conceptfactuur
Elke dag haalt de Hub de zendingsdata op uit het WMS. Met de tarieven die per klant zijn vastgelegd rekent het platform uit wat er gefactureerd moet worden. Aan het eind van de maand staan de conceptfacturen per klant klaar in de boekhouding.
- Dagelijkse koppeling met het WMS
- Tarieven per klant
- Conceptfacturen direct in de boekhouding
02Controle op vervoerderskosten
Elke toeslag komt bij de juiste klant
Facturen van DHL en andere vervoerders worden per zending gematcht met wat er in het WMS staat. Rekent een vervoerder een toeslag, dan koppelt de Hub die aan de webshop waar de zending bij hoort.
03Werkplek voor klantenservice
Bij elke vraag staat het antwoord al klaar
Tickets en berichten van webshopklanten komen op één plek binnen. Bij elke vraag staat een conceptantwoord dat de werkwijze van het team volgt, met de live bezorgstatus en de claimtermijn ernaast. Het team leest na en verstuurt met één klik.
- Door AI opgestelde concepten
- Live bezorgstatus en claimtermijn in beeld
- Het team beslist wat er verstuurd wordt
04Inzicht
Terugkerende problemen vallen meteen op
De radar laat per klant zien welke problemen steeds terugkomen. Moet er iets rechtgezet worden, dan registreert het team een credit direct vanuit het ticket.
05Managementdashboard
Alle managementinformatie overzichtelijk bij elkaar
Het dashboard laat in één oogopslag zien hoe het ervoor staat, zonder dat iemand eerst gegevens uit verschillende systemen bij elkaar hoeft te zoeken.
Gestileerde weergave van het platform. Namen, bedragen en aantallen zijn fictief.
01Automatische facturatie
Van zendingsdata naar conceptfactuur
Elke dag haalt de Hub de zendingsdata op uit het WMS. Met de tarieven die per klant zijn vastgelegd rekent het platform uit wat er gefactureerd moet worden. Aan het eind van de maand staan de conceptfacturen per klant klaar in de boekhouding.
- Dagelijkse koppeling met het WMS
- Tarieven per klant
- Conceptfacturen direct in de boekhouding
02Controle op vervoerderskosten
Elke toeslag komt bij de juiste klant
Facturen van DHL en andere vervoerders worden per zending gematcht met wat er in het WMS staat. Rekent een vervoerder een toeslag, dan koppelt de Hub die aan de webshop waar de zending bij hoort.
03Werkplek voor klantenservice
Bij elke vraag staat het antwoord al klaar
Tickets en berichten van webshopklanten komen op één plek binnen. Bij elke vraag staat een conceptantwoord dat de werkwijze van het team volgt, met de live bezorgstatus en de claimtermijn ernaast. Het team leest na en verstuurt met één klik.
- Door AI opgestelde concepten
- Live bezorgstatus en claimtermijn in beeld
- Het team beslist wat er verstuurd wordt
04Inzicht
Terugkerende problemen vallen meteen op
De radar laat per klant zien welke problemen steeds terugkomen. Moet er iets rechtgezet worden, dan registreert het team een credit direct vanuit het ticket.
05Managementdashboard
Alle managementinformatie overzichtelijk bij elkaar
Het dashboard laat in één oogopslag zien hoe het ervoor staat, zonder dat iemand eerst gegevens uit verschillende systemen bij elkaar hoeft te zoeken.
Gestileerde weergave van het platform. Namen, bedragen en aantallen zijn fictief.
Klantenservice
AI doet het voorwerk, het team beslist wat er naar de klant gaat.
- 01
De vraag komt binnen
Mails en tickets van webshopklanten landen op één plek, bij de juiste webshop en zending.
- 02
Het concept staat klaar
Opgesteld volgens de werkwijze van het team, met de actuele bezorgstatus en de claimtermijn erbij.
- 03
Het team verstuurt
Een medewerker leest het concept na, past het aan waar nodig en verstuurt met één klik.
Wat er nu anders is
Wat eerst handwerk was, regelt de Hub nu grotendeels zelf.
Workflw is de vaste automatiseringspartner van Rimco Fulfilment.
Loopt jouw backoffice ook op handwerk?
In een gratis procesScan kijken we mee in je processen en laten we zien wat je kunt automatiseren en wat dat kost.